АПОСТИЛЬ: ЩО ЦЕ ТАКЕ, КОЛИ ПОТРІБЕН І ЯК ОФОРМИТИ

Що таке апостиль

Апостиль — це спеціальне міжнародне засвідчення офіційного документа, яке підтверджує справжність підпису посадової особи, її повноважень та, за потреби, відбитка офіційної печатки.

Після проставлення апостиля документ може використовуватися в державах, які визнають цей спосіб легалізації відповідно до Гаазької конвенції. Завдяки цьому в більшості випадків немає потреби проходити складну консульську легалізацію.

Сам апостиль оформлюється у вигляді спеціального штампа або окремого аркуша, який невід’ємно приєднується до документа.

Коли потрібен апостиль

Апостиль необхідний, якщо український офіційний документ планується подавати до державних органів, університетів, роботодавців, судів чи інших установ за кордоном.

Найчастіше апостиль оформлюють для:

• свідоцтв про народження;

• свідоцтв про шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені;

• дипломів, атестатів та додатків до них;

• довідок про несудимість;

• судових рішень;

• нотаріальних документів;

• архівних довідок;

• інших офіційних документів залежно від вимог країни призначення.

Чим апостиль відрізняється від консульської легалізації

Апостиль є спрощеною процедурою міжнародного засвідчення документів.

Якщо країна призначення визнає апостиль, проходити консульську легалізацію зазвичай не потрібно.

Якщо ж держава не є учасником Гаазької конвенції або не застосовує її положення щодо конкретної країни походження документа, може знадобитися повна консульська легалізація.

Саме тому перед оформленням документів важливо визначити, яка процедура потрібна у вашому випадку.

На які документи можна поставити апостиль

Залежно від виду документа апостиль може проставлятися, зокрема, на:

• документах органів державної реєстрації актів цивільного стану;

• нотаріально посвідчених документах;

• документах судових органів;

• документах про освіту;

• довідках та інших офіційних документах, якщо законодавство дозволяє їх апостилювання.

У деяких випадках апостиль оформлюється не на оригінал, а на нотаріально засвідчену копію документа.

На які документи апостиль не ставиться

Не всі документи можуть бути апостильовані.

Наприклад, апостиль зазвичай не проставляється безпосередньо на:

• паспорт;

• військовий квиток;

• трудову книжку;

• посвідчення особи;

• технічний паспорт транспортного засобу;

• окремі документи, для яких законодавством встановлено інший порядок використання за кордоном.

У багатьох таких випадках можливим рішенням є оформлення нотаріально засвідченої копії, після чого апостиль проставляється саме на неї.

Хто проставляє апостиль в Україні

Право проставляти апостиль мають уповноважені державні органи України.

Конкретний орган залежить від того, ким був виданий документ. Для різних категорій документів апостиль оформлюють відповідні державні установи, зокрема у сфері юстиції, освіти або закордонних справ.

Саме тому перед поданням документів важливо правильно визначити компетентний орган.

Що таке подвійний апостиль

Для окремих країн одного апостиля недостатньо.

У таких випадках процедура складається з кількох етапів:

1. Проставлення апостиля на оригіналі документа.

2. Професійний переклад документа необхідною мовою.

3. Нотаріальне засвідчення перекладу.

4. Проставлення другого апостиля вже на нотаріально посвідченому перекладі.

Такий порядок часто називають подвійним апостилем.

Чи потрібен переклад після апостиля

У більшості випадків так.

Навіть якщо документ уже має апостиль, іноземна установа зазвичай вимагає його переклад державною мовою своєї країни.

Залежно від вимог конкретної держави переклад може потребувати нотаріального засвідчення або додаткового апостилювання.

Як правильно підготувати документи

Перед оформленням апостиля необхідно врахувати:

• країну, у якій використовуватиметься документ;

• вимоги конкретної установи;

• необхідність перекладу;

• потребу в нотаріальному засвідченні;

• чи потрібен один або два апостилі.

Неправильно обрана процедура може призвести до повторного оформлення документів та втрати часу.

Фахівці Центру мовних перекладів «Інтер» допоможуть визначити правильний порядок оформлення документів, організують професійний переклад, нотаріальне засвідчення та супроводять процедуру проставлення апостиля відповідно до вимог країни, у якій документи будуть використовуватися.