ДОВІДКА ПРО ВІДСУТНІСТЬ НЕРУХОМОСТІ ДЛЯ ПОДАННЯ ЗА КОРДОНОМ: ЯК ОТРИМАТИ, ПЕРЕКЛАСТИ ТА ЛЕГАЛІЗУВАТИ

ДОВІДКА ПРО ВІДСУТНІСТЬ НЕРУХОМОСТІ ДЛЯ ПОДАННЯ ЗА КОРДОНОМ: ЯК ОТРИМАТИ, ПЕРЕКЛАСТИ ТА ЛЕГАЛІЗУВАТИ

Під час оформлення документів за кордоном українців можуть попросити підтвердити, чи мають вони нерухоме майно в Україні. Такий документ іноді називають довідкою про відсутність нерухомості, довідкою про майновий стан або витягом із реєстру нерухомості.

Водночас в Україні зазвичай не видається окрема універсальна довідка з назвою «про відсутність нерухомості». Необхідні відомості отримують із Державного реєстру речових прав на нерухоме майно та пов’язаних реєстрів.

Якщо зареєстрованих прав за вказаною особою не виявлено, сформований документ може використовуватися для підтвердження відсутності відповідних відомостей у реєстрі. Проте остаточне рішення про прийнятність такого документа ухвалює іноземна установа, до якої він подається.

Коли може знадобитися підтвердження відсутності нерухомості

Подібний документ можуть вимагати не для самого виїзду або перетину державного кордону, а під час проходження певної процедури в іншій країні.

Найчастіше підтвердження майнового стану може бути потрібне для:

• оформлення соціальної допомоги;

• отримання житлової субсидії або компенсації;

• підтвердження права на тимчасове чи соціальне житло;

• участі у програмах підтримки біженців або переміщених осіб;

• оформлення окремих соціальних виплат;

• підтвердження матеріального становища сім’ї;

• подання документів до муніципалітету;

• участі у житлових чи гуманітарних програмах;

• проходження перевірки доходів і майна;

• оформлення документів у банку, суді або іншій установі.

Перелік документів і вимоги до їх оформлення відрізняються залежно від країни, установи та конкретної програми.

Що мають на увазі під довідкою про відсутність нерухомості

У побуті так називають документ, сформований за результатами пошуку відомостей про речові права на нерухоме майно.

Інформація може надходити з таких реєстрів:

• Державного реєстру речових прав на нерухоме майно;

• Реєстру прав власності на нерухоме майно;

• Державного реєстру іпотек;

• Єдиного реєстру заборон відчуження об’єктів нерухомого майна.

У сформованому документі можуть міститися відомості про зареєстровані права власності, частки у нерухомості, іпотеки, обтяження або відсутність знайдених записів за обраними критеріями пошуку.

Важливо розуміти: відсутність інформації в реєстрі не завжди є безумовним доказом того, що людина ніколи не мала нерухомості. Частина прав, оформлених раніше, могла бути не перенесена до сучасного електронного реєстру. Тому значення документа потрібно оцінювати відповідно до мети його подання та вимог іноземної установи.

Який документ потрібно замовляти

Перед отриманням довідки необхідно з’ясувати, що саме вимагає іноземна організація.

Вона може попросити:

• інформацію про нерухомість, зареєстровану на конкретну особу;

• підтвердження відсутності зареєстрованого права власності;

• інформацію щодо конкретного об’єкта;

• відомості про частку в нерухомому майні;

• документ про відсутність іпотеки чи обтяжень;

• довідку за певний період;

• документ у паперовій або електронній формі.

Не слід замовляти довідку лише за її неофіційною назвою. Краще отримати від установи письмовий перелік вимог або зразок документа, який вона готова прийняти.

Як отримати інформацію з реєстру нерухомості

Інформацію з Державного реєстру речових прав можна отримати в електронній або паперовій формі.

Отримання онлайн

Електронну довідку можна замовити через державний онлайн-сервіс, авторизувавшись у системі та виконавши пошук за доступними критеріями.

Залежно від технічних можливостей сервісу можуть використовуватися:

• дані особи;

• реєстраційний номер об’єкта;

• адреса нерухомості;

• кадастровий номер земельної ділянки;

• інші ідентифікаційні відомості.

Після оплати адміністративного збору формується електронний документ, який можна завантажити.

Отримання в паперовій формі

Для отримання інформації в паперовій формі можна звернутися до уповноваженого надавача послуги.

Ним може бути:

• державний реєстратор прав на нерухоме майно;

• адміністратор центру надання адміністративних послуг;

• помічник нотаріуса;

• інший уповноважений суб’єкт у передбачених законодавством випадках.

Формат документа варто обирати з урахуванням вимог іноземної установи. Деякі організації приймають електронний файл, а інші можуть вимагати паперовий документ для подальшого засвідчення або легалізації.

Які дані потрібні для отримання довідки

Для пошуку інформації щодо фізичної особи можуть знадобитися:

• прізвище, ім’я та по батькові;

• реєстраційний номер облікової картки платника податків;

• паспортні дані;

• дата народження;

• інші ідентифікаційні відомості.

Конкретний перелік залежить від способу отримання документа та доступних критеріїв пошуку.

Особливо уважно потрібно перевіряти дані осіб, які змінювали прізвище після шлюбу або з інших причин. Іноземна установа може попросити підтвердити зв’язок між попереднім і теперішнім прізвищем за допомогою свідоцтва про шлюб, зміни імені чи іншого документа.

Чи можна оформити довідку через представника

Якщо заявник перебуває за кордоном і не може самостійно пройти необхідну процедуру, частину дій може виконати представник.

Залежно від способу отримання документа та вимог відповідного органу може знадобитися довіреність.

У довіреності слід чітко передбачити повноваження на:

• подання заяв;

• отримання інформації з реєстрів;

• сплату адміністративних зборів;

• отримання готових документів;

• замовлення дублікатів або додаткових довідок;

• передання документів для перекладу та легалізації.

Якщо довіреність оформлюється за кордоном, може знадобитися її легалізація та переклад українською мовою.

Чи потрібно перекладати довідку

Документ, виданий українською мовою, зазвичай потрібно перекласти мовою країни, до установи якої він подається.

Під час перекладу важливо правильно передати:

• назву реєстру;

• назву органу або сервісу, який сформував документ;

• персональні дані заявника;

• критерії пошуку;

• інформацію про виявлені або відсутні записи;

• реєстраційні номери;

• дату й час формування документа;

• службові примітки;

• дані електронної перевірки документа.

Особливої уваги потребують формулювання, які вказують на відсутність знайдених відомостей. Переклад не повинен змінювати зміст документа або перетворювати результат пошуку на категоричне юридичне твердження, якого немає в оригіналі.

Наприклад, фраза про те, що «відомості за заданими параметрами не знайдено», не завжди тотожна твердженню, що «особа не володіє нерухомістю». Перекладач повинен відтворювати саме текст офіційного документа.

Яке засвідчення перекладу може знадобитися

Вимоги до оформлення перекладу визначає установа, яка прийматиме документи.

Можливі варіанти:

• звичайний професійний переклад;

• переклад із засвідченням бюро;

• нотаріальне засвідчення підпису перекладача;

• переклад, виконаний присяжним перекладачем у країні подання;

• переклад після апостилювання документа;

• засвідчена копія документа з перекладом.

Не варто самостійно обирати спосіб засвідчення, не уточнивши вимоги. У різних країнах і навіть у різних установах однієї держави порядок може відрізнятися.

Чи потрібен апостиль

Апостиль може бути потрібен, якщо документ подається до держави, яка визнає таку форму підтвердження офіційних документів, і відповідна іноземна установа вимагає його легалізації.

Однак можливість і порядок апостилювання залежать від:

• виду документа;

• форми його видачі;

• органу, який його сформував;

• країни призначення;

• вимог установи;

• наявності міжнародних договорів.

Електронна інформаційна довідка, самостійно завантажена з онлайн-сервісу, може не підходити для стандартної процедури апостилювання. У такій ситуації іноді потрібно отримувати документ у паперовій формі або оформлювати інший документ, прийнятний для легалізації.

Саме тому порядок «отримання — апостиль — переклад» необхідно визначити ще до замовлення довідки.

Коли може знадобитися консульська легалізація

Якщо документ подається до країни, для якої апостиль не застосовується, може знадобитися консульська легалізація.

Процедура залежить від:

• держави призначення;

• виду документа;

• органу його видачі;

• вимог відповідного консульства;

• необхідності попереднього засвідчення документа в Україні.

Консульська легалізація зазвичай є складнішою та тривалішою за апостилювання, тому підготовку варто розпочинати завчасно.

Чи має довідка строк дії

Єдиного універсального строку дії для використання такого документа в усіх країнах немає.

Іноземна установа може вимагати, щоб довідку було видано:

• не раніше ніж за 30 днів;

• протягом останніх трьох місяців;

• протягом останніх шести місяців;

• безпосередньо перед поданням заяви.

Тому оформляти документ задовго до початку процедури недоцільно. Спочатку потрібно уточнити допустимий строк його видачі.

Найпоширеніші помилки

Під час підготовки підтвердження про відсутність нерухомості найчастіше припускаються таких помилок:

• вважають, що документ потрібен безпосередньо для перетину кордону;

• замовляють пошук щодо об’єкта замість пошуку щодо особи;

• не уточнюють офіційну назву документа, потрібного іноземній установі;

• отримують електронну довідку, хоча потрібен паперовий документ;

• замовляють переклад до визначення порядку легалізації;

• перекладають лише першу сторінку багатосторінкового документа;

• допускають розбіжності у написанні імені та прізвища;

• не враховують попереднє прізвище заявника;

• подають застарілу довідку;

• самостійно змінюють або скорочують формулювання реєстру;

• оформлюють нотаріальне засвідчення, яке не приймає іноземна установа.

Комплексна попередня перевірка вимог допомагає уникнути повторного отримання документа та зайвих витрат.

Як правильно підготувати документ для подання за кордоном

Рекомендований порядок дій:

1. Отримати від іноземної установи точну назву та опис потрібного документа.

2. Уточнити, чи потрібна інформація щодо особи або конкретного об’єкта.

3. Дізнатися, чи приймається електронна форма.

4. Уточнити допустимий строк видачі довідки.

5. З’ясувати вимоги до апостиля або консульської легалізації.

6. Визначити, коли саме потрібно виконувати переклад.

7. Перевірити написання персональних даних.

8. Отримати документ у відповідній формі.

9. Виконати професійний переклад.

10. Оформити необхідне засвідчення.

11. Перевірити весь комплект перед поданням.

Така послідовність особливо важлива, коли документи подаються в межах процедури з обмеженим строком.

Чому варто звернутися до Центру мовних перекладів «Інтер»

Підготовка довідки про відсутність нерухомості для використання за кордоном може включати кілька взаємопов’язаних етапів: визначення потрібного документа, отримання інформації з реєстру, переклад, засвідчення, апостилювання або консульську легалізацію.

Фахівці Центру мовних перекладів «Інтер» допомагають правильно організувати підготовку документів відповідно до вимог країни та установи призначення.

У Центрі можна замовити:

• допомогу з отриманням необхідної довідки;

• професійний переклад;

• нотаріальне засвідчення перекладу;

• апостилювання документів;

• консульську легалізацію;

• переклад додаткових документів про майновий і сімейний стан;

• комплексну перевірку пакета перед поданням.

Правильна послідовність оформлення допомагає уникнути ситуації, коли отриманий документ неможливо легалізувати, переклад не відповідає вимогам або довідку доводиться замовляти повторно.